How to: Посвят
Спецпроект о тонкостях event-management'а на примере классических выездов для первокурсников: даем советы и рассказываем истории организаторов.
У ряда образовательных программ и факультетов уже прошли посвящения в студенты, у остальных же – вот-вот состоятся. Посвяты сами по себе окружены особенной атмосферой, и многие просто не хотят с ней расставаться, поэтому вскоре после своего посвящения планируют пойти по стопам своих старших коллег и организовать всё своими руками на следующий год (как известно, на большинстве программ второй курс устраивает посвящения первому).

Посвят – хороший шанс попробовать себя в event-management'е, поэтому редакция STUDLIFE решила собрать распространенные ошибки, возникающие в процессе организации традиционных университетских вечеринок, разобраться, как их не допускать, а также получить мнение опытных организаторов: Виктории Рыжиковой, Дмитрия Золотова, Полины Шанцуевой и Ольги Ягубян.
6 ошибок и 6 способов их предотвратить
«Кто виноват и что делать» в карточках и двоеточиях
I. Толпа организаторов.
Желающих всегда много, но чем больше людей, тем меньше эффективность. Кроме того, что в групповых чатах начинается банальный и беспощадный флуд, 40-60% участников до победного продолжает ничего не делать, по-прежнему отстаивая свое право ехать на сам посвят.
Как быть:
Меньше людей – больше слаженности, меньше распыления ответственности – больше согласия и меньше ссор. В крайнем случае можно просто почистить беседу за пару недель до мероприятия, оставив самых ответственных и трудолюбивых.
II. Отсутствие фиксации результатов встреч.
Компания друзей всегда располагает к брейншторму, особенно разрабатывая программу, тематику или что угодно креативное. Идеи часто наплывают очень стремительно, и, увы, многое забывается.
Как быть:
Своевременно всё записывать, чтобы на следующей встрече не страдать и не вспоминать, что было на предыдущей.
III. Чеки, сметы и Фрэнки Каупервуды.
Мы все, конечно, друзья, но вести отчетности тоже надо. Бюджет строго ограничен, а нецелесообразные траты могут привести к серьезным финансовым проблемам.
Как быть:
Будьте аккуратнее с казначейством – смело запрашивайте сметы и чеки, чтобы не выделить лишнего, которое может случайно уйти приятелю в карман, и не оказаться потом в кризисной ситуации.
IV. Распила не будет.
Распространённое заблуждение, что на организации посвята удастся заработать. Практически всегда бюджета хватает впритык, а оставшийся капитал придется отложить на «подушку безопасности» (в простонародье – «дестрой»). Случиться может что угодно: от буйных перваков до беспринципных подрядчиков, и если дойдет до вынужденных выплат за какую-нибудь разбитую дверь, приятнее будет заплатить за ущерб из бюджета «подушки безопасности», нежели из собственного кармана организаторов.
Как быть:
Не рассчитывайте на перспективу обогащения, оставшиеся деньги отложите на непредвиденные кризисные траты.
V. Конкурирующие мероприятия.
Время проведения посвята и так не просто выбрать, ещё сильнее усложняют задачу одновременные мероприятия от крупных студенческих организаций. Не то, чтобы посвяты и студенческие организации напрямую конкурировали или не дружили, но когда два ивента проводятся в одни выходные, в итоге не весело всем: и студентам (потому что ничего не хочется пропускать), и организаторам всех «конкурирующих» мероприятий.
Как быть:
Узнайте, есть ли другие интересные первокурсникам мероприятия во время намеченного посвята. Если даты совпадают, попробуйте перенести ваш выезд.
VI. АСАП. As soon as possible.
Другие университеты тоже делают вечеринки, тоже суетятся и бронируют пансионаты и другие помещения для мероприятий. Решить ключевые организационные вопросы за 2,5-3 месяца – это большой успех. Не только потому, что большинство площадок ещё будет свободно, но и потому, что ранняя бронь зачастую попросту дешевле.
Как быть:
Вам будет гораздо спокойнее шлифовать программу и решать вопросы с логистикой, когда самый важный вопрос, вопрос помещения, уже решен.

О лимузинах, SMM и личном опыте
Небольшой эксклюзив – опыт из первых рук. Всем нам нравятся личные истории, будь то истории успехов или провалов. Но истории из реального рабочего опыта всегда выделяются из других форматов сторителлинга своей оригинальностью и непредсказуемостью. Собрали для вас самые интересные комментарии от бывалых организаторов Вышкинских посвятов.
В ролях:

Организаторы посвящения в студенты образовательной программы Реклама и Связи с Общественностью.
Дмитрий Золотов – главный по бару. Не покинул пост даже в самый трудный час.

Виктория Рыжикова – организация расселения перваков. Мастер списков.

Ольга Ягубян – разработка программы.
Голос мероприятия.

Полина Шанцуева – координатор. Мать.
Ради чего вообще, по-вашему, стоит заниматься организацией таких мероприятий?
Дмитрий Золотов
ГлавБар
Как мне кажется, подобные проекты, во главе которых ставится достижение определенной цели, дают неплохой управленческий опыт и опыт работы в команде. В случае с посвятом это реальный кейс, где вам с нуля в довольно сжатые сроки нужно провести масштабное мероприятие. У тебя довольно быстро уходит страх общения с незнакомыми людьми, от которых тебе что-то нужно (спонсоры, управляющие пансионатов, менеджеры в торговых точках и т. д.). И есть возможность попробовать себя сразу в нескольких сферах, например: PR, медиа, закупки, финансы...
Виктория Рыжикова
Расселение
Организацией посвята стоит заниматься ради многих вещей. Я лично хотела исправить те нюансы, которые нам не понравились на нашем собственном посвяте. Да и опыт подготовки и проведения мероприятий точно будет нехилый. В качестве приятного бонуса – много новых знакомств.
Ольга Ягубян
Программа
Такие мероприятия стоят того, чтобы ими заниматься. Ты получаешь огромный опыт и скиллы в организации ивентов. Если ты собираешься связать свою карьеру с event-менеджментом, то это станет отличной практикой и мини-плюсом в резюме. Также, несмотря на многочисленные трудности, которые возникают при проведении данных мероприятий, в конце бывает очень весело. А еще остаются приятные воспоминания и обретаются новые, иногда полезные, знакомства. Ну и, конечно же, это твоя личная проверка на стрессоустойчивость.
С какими сложностями вы столкнулись во время подготовки посвята и с какими во время его непосредственно проведения?
Виктория Рыжикова
Расселение
Как глава расселения, могу сказать, что единственная сложность до посвята – это списки. Кто-то отказывается, кто-то теряется, постоянно нужно искать людей, которые передумали/поменялись, но тебя решили не предупреждать. Сложность во время самого мероприятия – люди, которым становится плохо и другие посетители места проведения, которые не понимают, что нужно не пересекать территорию. Ещё некоторые организаторы приезжают просто напиться, поэтому процесс встает.
Ольга Ягубян
Программа
Самая большая сложность лично для меня – это работа в команде. Особенно, когда команда очень большая и мало действительно четких задач. Невероятно сложно всех собрать в одном месте и одинаково донести до каждого информацию. Команда – это единый механизм, который работает слаженно только когда все процессы налажены. Для этого нужна отлаженная координация.
Твое самое яркое организаторское воспоминание?
Дмитрий Золотов
ГлавБар
На последнем посвяте мне в душу запал наш сбор уже под утро в 406 номере, который успел стать легендарным. В нем собрались все организаторы. Все бурно делились впечатлениями, пели песни под гитару и уже строили планы по организации на следующий год. Я ловил нереальный вайб, просто отдыхал душой и никак не мог поверить, что все это закончилось.
Полина Шанцуева
Координатор
В 2017 году у нас произошел коллапс на этапе поездки ребят-первокурсников от метро до пансионата. Для начала, вместо автобусов мы получили лимузины – звучит круто, согласитесь. Но есть одно но: один из водителей случайно перепутал геолокацию… и увез ребят на границу с Рязанской областью. Их процесс возвращения обратно был тяжелым как физически, так и морально для всех организаторов, но в итоге мы встречали «блудных детей» как настоящих рок-звезд.
Какими советами вы бы поделились с будущими организаторами посвятов?
Полина Шанцуева
Координатор
Запаситесь временем, терпением и успокоительным – это главное!

Также постарайтесь подобрать команду, которая знает, что такое организация большого мероприятия, и готова это делать сообща. Ну и one more thing – SMM-наше все: делайте упор в промо посвята именно на социальные сети!
Дмитрий Золотов
ГлавБар
Будущим организаторам посоветовал бы с первых дней подготовки начать работать над программой, потому что этот этап постоянно откладывают. А если закрыть этот вопрос в самом начале, пока нет цифр по количеству людей и информации по месту и времени проведения торжества, то это в дальнейшем сэкономит очень много времени.

И самое главное – не лезьте не в свою зону ответственности, если нет необходимости! Это довольно бессмысленно и только тормозит процесс.

Что в итоге?
Яркий опыт, оригинальный тимбилдинг и истории из студенческой жизни – вот что неминуемо влечет за собой организация посвящения. Надеемся, смогли познакомить вас с базовыми нюансами event-management'а, с организацией и организаторами посвятов, а также повеселить историями из практики. Верим, что рассказанное поможет сделать будущие посвящения в студенты только лучше.
И главное:
Берите больше стаканчиков.

Просто берите больше.
Владислав Гайчиков для STUDLIFE HSE